22. syyskuuta 2009

Google Wave yrityksessä: Käyttöön ja käytäntöön

Google Wavea on hehkutettu maailmalla nyt useamman kuukauden ajan. Hehkutuksen aiheena on yleensä lupaukset siitä, että Google Wave mullistaa tavan työskennellä ja keskustella. Yritin pohtia Google Waven käyttämistä yrityksissä ja tilanteita, joissa sen käytöstä voisi olla hyötyä ihan ensimmäisenä.

Jos Google Wave ei ole sinulle tuttu, katso video osoitteesta: wave.google.com

Mitä Google Wave oikeasti muuttaa

Wave mahdollistaa paljon, mutta en lähde vielä tässä kirjoituksessa maalailemaan tulevaisuutta liiaksi enkä liian teknisesti. Tässä ovat konkreettiset ensiaskeleet kohti tehokkaampaa työkalua.

Keskustelut ja tietovaihto ensin

Google Wave on luontevin ottaa käyttöön keskustelun ja tietovaihdon alustaksi. Ensimmäiseksi Google Waveen siirretään työkavereiden välillä käyty pikaviestintä ja sähköposti liitetiedostoineen. Kun aiemmin linkit, kuvat ja dokumentit siirrettiin sähköpostilla, USB-tikulla tai Messengeriä vastaavilla palveluilla, onnistuu tämä kaikki nyt Google Wavessa.

Houkuttelevaksi siirtymisen tekee se, että Waveen syötettyjen tietojen perusteella käyttäjän on helppo siirtyä jalostamaan niistä suoraan suunnitelmia, ohjeita ja muistioita.

Vaikka Google Wavea on kritisoitu ketjujen seuraamisen hankaluudesta, on se kuitenkin helpompaa kuin keskustelun etsiminen sähköposteista.

Kokousten ja seminaarien muistiinpanot kaikille heti

Myös kokousten ja seminaarien muistiot on kätevä hoitaa Google Wavella porukalla saman tien kuntoon kaikille. Waven pohjaksi lätkäistään seminaarin tai kokouksen järjestäjän ohjelmalista, josta aletaan laajentaa otsikoiden alle muistiinpanoja.

Koska kyseessä on hakukoneyhtiön tuote, kaikesta Google Wave-sisällöstä on myös mahdollista hakea. Voidaan unohtaa yhden txt-päätteisen pikamuistion metsästämisen jostakin koneen tiedostojärjestelmän uumenista ja hakea se sen sijaan yhden ja saman tekstikentän avulla.

Eri ohjelmien käyttämisestä eroon

Työpöytäohjelmista Outlook ja muut sähköpostiohjelmat hiljenevät ensimmäiseksi sisäisistä työasioista. Notepad ja muut muistio-ohjelmat seuraavat rinnalla mikäli niissä ei kummoisia erityisominaisuuksia ole.

Toimisto-ohjelmat - Microsoft Office, Open Office - jäävät seuraavana keräämään pölyä. Google Wavessa käydyn keskustelun muokkaaminen dokumentiksi vaikuttaa niin houkuttelevalta ettei keskustelun jälkeen vaivauduta vaihtamaan ohjelmaa, siirtämään tietoa, muotoilemaan tekstiä, jos ja kun siihen on Wavessa hyvät työkalut.

Google Wave aluksi samassa huoneessa

Alkuun helpoin ja käyttäjille mukavin tapa käyttää Google Wavea on todennäköisesti työskentely samassa tai läheisessä fyysisessä tilassa muiden saman Waven käyttäjien kanssa.

Vaikka Google Wave -sovellus on pyritty tekemään helpoksi, on siinä kuitenkin paljon opittavaa. Samassa tilassa käyttöönotto on kätevämpää, koska osaavampi henkilö voi opastaa toista ongelmatilanteissa - vaikka kädestäpitäen.

Myös osallistujien välinen roolijako ja kunkin vastuut eri dokumentin osista voidaan pitää paremmin hallussa ihan normaalisti keskustelemalla. Keskustelun lomassa kokeneempi käyttäjä voi opastaa kokemattomampaa osapuolta ja näyttää reaaliaikaisesti mitä sillä voi tehdä.

Keskustelun voi toki hoitaa myös vaikkapa Skypellä luurien välityksellä, jolloin Google Wave alkaa jo muokata työtapoja ja paikkoja, jossa työ tehdään.

Miten pitää tiedot turvassa

Tietoturvaan tulee kiinnittää erityistä huomiota. Vaikka tietoturva perustuukin samoihin asioihin kuin aikaisemmat järjestelmät, tiedon vieminen Waveen avaa kaksi uutta porttia:

  1. Jos tietää tunnuksen ja salasanan, pääsee tietoihin käsiksi mistä vaan. Toisaalta tämä on etu, toisaalta haitta. Riippuu täysin yrityksestä ja henkilöstöstä kumpana siihen suhtaudutaan.
  2. Jos lisää vahingossa väärän henkilön ketjuun, näkee tämä kaiken tiedon mitä ketjussa on kirjoitettu nyt ja aiemmin - myös poistot. Aikaisemmin on tietysti ollut mahdollista lähettää vanhingossa sähköpostia väärälle henkilölle, mutta vaikkapa dokumentin muokkausvaiheessa tehtyä kommentointia tuskin kannattaa näyttää ihan kaikille.

Tiedon säilyvyys on nerokkaasti toteutettu, eli kaikki muutokset tallentuvat, eikä Wavea saa poistettua ollenkaan vaan se siirretään vain roskakoriin.

Yhteenveto

Yritys voi lähteä Google Waven käyttäjäksi pikkuhiljaa ja luonnollisesti henkilöiden välisen viestinnän kautta. Waven opettaminen työkalulla itsellään on kätevää. Tuloksena tietoa saadaan tuotettua nopeammin, tieto löytyy helposti yhdestä paikasta ja siihen on pääsy kaikialta mistä pääsee verkkoon. Parhaimmillaan Google Wave kätevöittää päivittäistä tekemistä ja välittää tietoa nopeammin. Ainakin menetelmät ovat kokeilemisen arvoisia.

Tärkeimpiä tietoja Google Waveen ei aluksi kannata viedä vaan kannattaa lähteä yksinkertaisista asioista liikkeelle. Kun tietoturva ja turvallisuusasiat ovat kunnossa voi muutakin tietoa alkaa viedä Waveen.

Mikäli löydät uusia näkökulmia kirjoitukseeni, jätä kommentti. Tarkoitus on muokata juttua palautteen perusteella. Toivotan joka tapauksessa mielenkiintosia hetkiä uuden työkalun parissa.

2 comments:

Heikki kirjoitti...

Mielenkiintoinen juttu ja mielenkiintoiselta tuntuu myös Wave. Vinkkejä miten sitä pääsee kokeilemaan?

Tietoturvassa kiinnostaa se, että minkälaisessa muodossa tieto tallennetaan Googlelle ja missä muodossa keskustelut sieltä kiertävät. Vai onko mahdollista käyttää omaa Wave-serveriä, tuskin?

Ovatko yrityssalaisuudet Googlen luettavissa?

Jos yritys siirtyy käyttämään Wavea, niin miten voidaan varmistua, miten yrityksen käymät sähköpostikeskustelut, muistiinpanot, asiakastiedot jne. varmuuskopioidaan ja miten kauan säilyvät?

Toni Nummela kirjoitti...

Kiitoksia kommentista.

Google Waveen tarvitaan tällä hetkellä kutsu. Niitä saa Wavessa jo olevilta henkilöiltä aina silloin tällöin. Sattumalta osui juuri yksi käyttäjä kohdalle, jolla näyttäisi olevan jaossa noita:
http://twitter.com/lindstorm/status/5650983834. Yksinhän tuolla ei todellakaan tee mitään, mutta onneksi sieltä löytyy jo noita julkisia Waveja joissa on miltei aina joku sellainen läsnä, jonka kanssa voi veivata.

Tuosta tietoturva-asiasta ajattelin kirjoitella lisää myöhemmin. Samat aiheet on itselläni mielessä.

Oman Wave-serverin voi käsittääkseni tehdä myös itse. Katsotaan josko siitäkin saisi kirjoitettua jotain asiaa.

Lähetä kommentti